مساعد/ة إداري/ة ومشتريات

 تفاصيل الوظيفة

تعلن مؤسسة نعلم لفلسطين عن حاجتها لتعيين مساعد/ة إداري/ة ومشتريات (Administrative and Procurement Assistant) للعمل ضمن فريقها، وذلك وفق التفاصيل التالية:



المسمى الوظيفي: مساعد/ة إداري/ة ومشتريات



المهام والمسؤوليّات:



أ: تحت الاشراف المباشر للمدير التنفيذي:



حضور جلسات مجلس الادارة والجمعية العمومية واللجان وكتابة وقائع الاجتماعات ومتابعة وتنسيق المهام والقرارات المنبثقة عنها.

تنظيم الاجتماعات، وإرسال الدعوات، وإعداد جداول ومحاضر الاجتماعات الدوريّة لمجلس إدارة المؤسسة ولجانه، وللمكتب التنفيذي، والتقارير والملفّات وجميع المتطلّبات الإداريّة واللّوجستيّة ذات العلاقة.

حضور اجتماعات المدير التنفيذي وأخذ وقائع الاجتماعات بدقة ومتابعة المهام التي يطلبها المدير التنفيذي المتعلقة بها.

تقديم الدّعم للمدير التنفيذي للمؤسسة فيما يتعلّق بتحضير الوثائق والتقارير والعروض البصريّة (باور بوينت او اية برامج حديثة اخرى)، وغيرها من المواد المطلوبة لاجتماعاته، وتسجيل وقائعها ومحاضرها حسب الحاجة، بالإضافة إلى التوثيق وارشفة الملفات.

إدارة مكتب المدير التنفيذي، بما يشمل تقديم الدعم اللّوجستيّ وتحقيق سلاسة سير العمل والتّواصل، لا سيّما بين الموظّفين والزوّار من جهة والمدير التنفيذي للمؤسسة من جهةٍ أُخرى.

تنسيق وتنظيم مواعيد المدير التنفيذي للمؤسسة ورحلات العمل والردّ على المكالمات الهاتفيّة الواردة، بالإضافة إلى تنسيق وترتيب متابعة الرسائل المكتوبة والإلكترونيّة الواردة إلى مكتب المدير التنفيذي حسب الحاجة.

متابعة الأمور القانونيّة مع محامي المؤسسة، بما يخصّ مخرجات اجتماعات مجلس إدارة المؤسسة ذات العلاقة، وبما يتطلبه العمل في المؤسسة.

العمل مع الأقسام الأخرى لفهم احتياجاتهم وتلبيتها بكفاءة.

أيّة مهام أخرى ذات علاقة يطلبها المدير التنفيذي المباشر.



ب: تحت الاشراف المباشر للمسؤول / ة المالي وشؤون الموظفين:



تجهيز ومراجعة طلبات الشراء والتأكد من اكتمال الموافقات اللازمة.

البحث عن موردين محتملين والحصول على عروض الأسعار، ومتابعة أوامر الشراء مع الموردين لضمان التسليم في الوقت المحدد وبالمواصفات المطلوبة.

إعداد وحفظ سجلات المشتريات والعقود بشكل منظم وسهل الوصول إليه، وضمان الالتزام بسياسات المشتريات والتأكد من مطابقة العمليات مع الميزانيات المحددة.

إعداد تقارير دورية عن حالة الطلبات والمشتريات، ومتابعة الفواتير والمدفوعات بالتنسيق مع قسم المالية.



المؤهّلات الأكاديميّة والخبرات العمليّة:



الدرجة الجامعية الاولى (بكالوريوس إدارة اعمال، إدارة عامة، او اية اختصاص ذو علاقة)، وخبرة لا تقل عن 3 سنوات في إدارة المشاريع أو المتابعة الإداريّة.



المهارات والقدرات:



التخطيط وتنظيم الاجتماعات ومتابعة المهام وإدارة المكاتب.

إعداد التقارير والرسائل الادارية.

إتقان اللُّغتين العربيّة، والإنجليزيّة قراءةً، وكتابةً، ومحادثةً.

مهارات استخدام الحاسوب والارشفة الورقية والالكترونية.

الإلمام بوسائل ووسائط العرض والتعبير.

مهارات الاتصال والتواصل.

إدارة الوقت.



السِّمات الشّخصيّة:



القدرة على العمل ضمن فريق وتحت الضغط.

القدرة على التعلم.

الابتكار والقدرة على حلّ المشكلات.

اللَّباقة وحسن الاستماع.

المُبادرة والتعاون والإيجابيّة.

الدِّقة والاهتمام بالتفاصيل.



يرجى ارسال السيرة الذاتية عبر الزر ادناه