يتوقع من السكرتيرة أن تكون منظمة متعاونة ومحافظةً على السرية والمهنية في أداء واجباتها وأن تقوم بتنظيم وإدارة أعمال الكلية وتنسيق الأنشطة اليومية لضمان سير العمل بسلاسة.المسؤوليات والواجبات:
- تنظيم وإدارة البريد الوارد والصادر والتقارير والوثائق.
- طباعة الرسائل الرسمية والتقارير والمراسلات باللغتين العربية والإنجليزية.
- الرد على المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني وتوجيههم إلى المصادر المناسبة.
- حفظ الملفات الالكترونية والورقية والتوثيق وضمان توفر الوثائق بطريقة يسهل الوصول إليها.
- تقديم الدعم الإداري واللوجستي للعميد، بما في ذلك ترتيب وإعداد التقارير والمستندات اللازمة.
- تقديم الدعم الإداري لعميد الكلية وتنسيق وتنظيم اجتماعاته واللجان الأكاديمية والإدارية، وضمان توافر الوثائق والأوراق اللازمة لهذه الاجتماعات.
- التواصل مع أعضاء الهيئة الاكاديمية والإدارية والطلاب والزوار والجهات الأخرى بشكل لبق واحترافي.
- التعاون والتواصل الفعال مع أقسام الكلية المختلفة والدوائر الإدارية والجهات الأخرى في الجامعة.
- توفير الدعم اللوجستي لدعم الفعاليات والأنشطة التابعة للكلية والمساعدة في تنفيذها.
- متابعة المواعيد النهائية مع أعضاء الهيئتين الأكاديمية والإدارية لضمان توفر الوثائق والتقارير اللازمة في المواعيد المحددة.
- التواصل مع الجهات المختصة لتوفيرالمواد والقرطاسية واللوازم المكتبية اللازمة للأعمال اليومية.
- الحفاظ على سرية المعلومات والملفات.
- الحفاظ على الأجهزة المكتبية ومتابعة الصيانة الدورية مع الجهات المختصة.
المهارات والمؤهلات المطلوبة للوظيفة:
- أن تكون المتقدمة حاصلة على شهادة البكالوريوس أو الدبلوم في تخصص سكرتارية طبية, إدارة مستشفيات, إدارة الأعمال أو نظم معلومات إدارية.
- أن يكون لدى المتقدمة خبرة عملية سنة واحدة كحد أدنى في مجال السكرتارية.
- اتقان اللغة الإنجليزية.
آلية تقديم الطلبات:على من تتوفر فيهم الشروط أعلاه، تعبئة طلب التوظيف من خلال الموقع الإلكتروني للجامعة على الرابط (اضغط
هنا )ولمزيد من المعلومات، يمكن الاتصال على هاتف رقم مرفق رقم داخلي (1842) (1085)دائرة الموارد البشرية..