مساعد/ة إداري/ـة

 تفاصيل الوظيفة

مساعد/ة إداري/ة مسؤول/ة عن تنظيم وتنسيق إدارة المكتب وإجراءاته، من أجل ضمان فعاليته ونجاعته التنظيمية، و المسؤول/ة عن تقديم الدعم الإداري واللوجستي اليومي لضمان سير العمل بكفاءة داخل المؤسسة، من خلال تنظيم المواعيد، متابعة المراسلات، وتنسيق الأعمال الإدارية المختلفة.



المسؤوليات والواجبات:



تخطيط وتطبيق أنظمة المكتب ومتابعة إجراءات سير العمل لضمان نجاعة قصوى.

مواكبة وإدارة حساب البريد الإلكتروني "info" والرد على المكالمات الهاتفية.

تزويد دعم عام للزوار؛ والمساعدة بضيافة المجموعات، والتدريبات والفعاليات.

متابعة لوازم المكتب ومخزونه والقيام بالطلبيات.

تنسيق التواصل بين مزودي الخدمات، والمتطوعين والإدارة.

تنظيم، وجدولة وتحضير الجلسات الداخلية، وكتابة المحاضر والملاحظات، وتوثيق المخرجات، ومتابعة المواعيد النهائية وتنفيذ القرارات.

إرسال مستجدات الطاقم الدورية عند الحاجة.

مواكبة صيانة ونظافة المكتب ومرافقه والمعدات بالتنسيق مع مسؤول العمارة ومالك العقار عند الحاجة.

مساندة أعضاء الطاقم بالمهام المتنوعة الموكلة لهم عند الحاجة

العمل مع مدراء الأقسام لتحديد الأولويات والأطر الزمنية للأنشطة العامة وضمان تنفيذها في مواعيدها وضمن النطاق المرسوم.

تطوير وصيانة بنية الموارد البشرية وإدارة إجراءات التوظيف.

متابعة اجتماعات الطاقم وساعات العمل (العطل، والإجازات المرضية).

متابعة إجراءات إنهاء عمل الموظفين بما يشمل عملية التقييم النهائية، وتسليم الوظائف للموظفين الجدد.

كتابة ونشر إعلانات توظيف طاقم ومتدربين، وتنسيق إجراءات التوظيف.

متابعة وإدارة صندوق النثريات.



المتطلبات العامة:



لقب جامعي في أحد المواضيع: إدارة الأعمال، الموارد البشرية أو أحد المواضيع المرتبطة بالمجال.

على الأقل خبرة سنتين في هذا المجال.

لغات: العربية كلغة أم ولغة انجليزية بمستوى عالٍ.

مهارات إدارة عالية.

مهارة تواصل متعددة المجالات.

الإنتباه للتفاصيل، روح المبادرة، مهارات التواصل، الصبر، القدرة على متابعة المواعيد النهائية والعمل المستقل بدون إشراف، والتعاون مع باقي الفريق والعمل ضمنه.

معرفة جيدة باستخدام الحواسيب ومنظومات المعلومات.

معرفة جيدة بعمل التوثيق وإدارة المرافق.

الخبرة بالعمل مع المؤسسات غير الحكومية.



الرجاء إرسال CV من خلال الزر ادناه 👇👇👇 ، حتى تاريخ ٢٦/٩/٢٠٢٥