مساعد/ة إداري/ة

 تفاصيل الوظيفة

إعلان مساعد/ة إداري/ة

إعلان توظيف

مساعد/ة إداري/ة – عدد (1)

تعلن جمعية مجموعة غزة للثقافة والتنمية (GCDG)، ضمن مشروع «معًا من أجل التعافي – المرحلة الثانية»، الممول من الجمعية الطبية الفلسطينية الأمريكية (The Palestinian American Medical Association – PAMA)، عن حاجتها إلى توظيف مساعد/ة إداري/ة للعمل ضمن فريق المشروع في قطاع غزة.

يهدف المشروع إلى تعزيز الصحة النفسية والرفاه النفسي والاجتماعي للأطفال ومقدمي الرعاية، من خلال تقديم خدمات متخصصة في الدعم النفسي والاجتماعي وإدارة الحالات، وتنفيذ تدخلات فردية وجماعية وأسرية، بالاستناد إلى منهجية الأطفال المتأثرين بالنزاعات المسلحة (CABAC)، ودمج أنشطة مسرح العرائس العلاجي كأداة للتعبير الإبداعي وتعديل السلوك.

المسمى الوظيفي: مساعد/ة إداري/ة

عدد الشواغر: (1)

طبيعة العمل: دوام كامل

نوع العقد: عقد محدد المدة ومرتبط بالمشروع

مكان العمل: محافظة غزة .

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تقديم الدعم الإداري والتنظيمي اليومي لمنسق المشروع وفريق العمل، والمساهمة في ضمان سير الأنشطة وفق الخطط والإجراءات المعتمدة.

• تنظيم وحفظ وأرشفة المراسلات والوثائق والسجلات الإدارية الخاصة بالمشروع ورقيًا وإلكترونيًا، بما يضمن سهولة الوصول إليها وسريتها.

• إعداد المراسلات الإدارية ومحاضر الاجتماعات والتعاميم والنماذج وقوائم المتابعة، بالتنسيق مع منسق المشروع.

• متابعة دوام موظفي المشروع وإعداد سجلات الحضور والانصراف والإجازات وكشوفات الدوام الشهرية ورفعها إلى الجهات المختصة.

• تحديث قوائم موظفي المشروع وبيانات الاتصال والملفات الإدارية والوثائق المطلوبة، وفق سياسات الجمعية.

• المساعدة في تنظيم الاجتماعات والتدريبات وجلسات الإشراف وأنشطة بناء القدرات والفعاليات والعروض المسرحية المنفذة ضمن المشروع.

• تجهيز قوائم المشاركين والحضور والمواد التدريبية والقرطاسية والنماذج اللازمة للأنشطة، ومتابعة استكمال الوثائق الداعمة.

• التنسيق الإداري واللوجستي مع الفرق الميدانية لتحديد مواعيد الأنشطة ومواقعها واحتياجاتها، ومتابعة أي تغييرات تطرأ على خطة التنفيذ.

• التنسيق بشأن ترتيبات التنقل والاتصالات والضيافة والمواد والمستلزمات اللازمة لتنفيذ الجلسات والأنشطة، وفق الإجراءات والصلاحيات المعتمدة.

• متابعة طلبات اللوازم والقرطاسية والمواد التدريبية وأدوات أنشطة CABAC ومسرح العرائس، بالتنسيق مع منسق المشروع ومسؤول المشتريات.

• المساهمة في استلام المواد والمستلزمات وتوثيق توزيعها على الفرق والمواقع المستهدفة، وتحديث سجلات العهد والموجودات الخاصة بالمشروع.

• تدقيق الوثائق الإدارية المرفقة بطلبات الشراء والصرف والتأكد من اكتمالها قبل إحالتها إلى الأقسام المختصة، دون تولي صلاحيات الاعتماد المالي.

• مساعدة منسق المشروع في متابعة خطة العمل والمواعيد النهائية والتقارير والمخرجات المطلوبة، وتحديث أدوات المتابعة الإدارية.

• جمع التقارير والسجلات والنماذج الواردة من الفرق الميدانية، والتحقق من اكتمالها وتنظيمها قبل إحالتها إلى الجهات الفنية والإدارية المختصة.

• المساهمة في إعداد التقارير الإدارية والدورية وتوفير البيانات غير الحساسة المطلوبة لأغراض المتابعة والتقييم والتقارير.

• التعامل مع بيانات الموظفين والمستفيدين والوثائق المتعلقة بالحالات بدرجة عالية من السرية، وعدم مشاركتها إلا وفق الإجراءات والصلاحيات المعتمدة.

• الإبلاغ الفوري، عبر قنوات الإبلاغ المعتمدة، عن أي اشتباه أو ادعاء أو إفصاح يتعلق بمخاطر الحماية أو الاستغلال والانتهاك الجنسيين أو التحرش الجنسي، مع الحفاظ على السرية وعدم إجراء أي تحقيق بصورة فردية.

• تنفيذ أي مهام إدارية أخرى مرتبطة بطبيعة الوظيفة يكلف بها منسق المشروع، وضمن نطاق المشروع وسياسات الجمعية.

• الالتزام بمدونة السلوك والسياسات والإجراءات المعتمدة لدى الجمعية.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• درجة البكالوريوس كحد أدنى في إدارة الأعمال أو الإدارة العامة أو المحاسبة أو السكرتاريا وإدارة المكاتب، أو أي تخصص ذي صلة، من جامعة معترف بها.

• خبرة عملية لا تقل عن ثلاث سنوات في مجال المساعدة الإدارية أو إدارة المكاتب أو الدعم الإداري للمشاريع.

• يفضل امتلاك خبرة سابقة في العمل ضمن المؤسسات الأهلية أو الإنسانية أو الدولية، وخاصة المشاريع المتعلقة بالحماية أو الدعم النفسي والاجتماعي.

• خبرة في تنظيم الملفات والسجلات والمراسلات والاجتماعات والتدريبات ومتابعة الوثائق الإدارية.

• القدرة على إعداد المراسلات ومحاضر الاجتماعات والتقارير الإدارية باللغتين العربية والإنجليزية.

• إجادة استخدام تطبيقات Microsoft Office، وبشكل خاص Word وExcel وPowerPoint والبريد الإلكتروني.

• القدرة على استخدام أدوات حفظ الملفات وإدخال البيانات ومتابعة السجلات الإلكترونية.

• مهارات جيدة في التنظيم والتواصل وإدارة الوقت وترتيب الأولويات ومتابعة المهام.

• الدقة والانتباه للتفاصيل والقدرة على التعامل مع عدة مهام في الوقت نفسه.

• القدرة على المحافظة على سرية البيانات والمعلومات والوثائق الإدارية ومعلومات المستفيدين.

• القدرة على العمل بصورة مستقلة وضمن فريق متعدد التخصصات، والعمل تحت الضغط وفي الظروف الميدانية الصعبة.

• الاستعداد للتنقل الميداني بين مواقع تنفيذ المشروع وفق الحاجة.

الالتزام بالحماية والصون وPSEAH

تلتزم جمعية مجموعة غزة للثقافة والتنمية بتوفير بيئة عمل آمنة تحترم كرامة الإنسان وحقوقه، وتطبق سياسة عدم التسامح مطلقًا مع الاستغلال والانتهاك الجنسيين والتحرش الجنسي والإساءة والإهمال والتمييز وأي شكل من أشكال سوء السلوك.

يُتوقع من جميع الموظفين الالتزام بسياسات الحماية والصون والسلوك المهني، والإبلاغ عن أي اشتباه أو مخالفة عبر القنوات والإجراءات المعتمدة.

ويلتزم المرشح/ة الذي يتم اختياره بما يلي:

• الالتزام بسياسات الحماية والصون (Protection & Safeguarding)، ومدونة السلوك، وسياسة الحماية من الاستغلال والانتهاك الجنسيين والتحرش الجنسي (PSEAH).

• احترام مبادئ السرية والخصوصية وعدم التمييز والمصلحة الفضلى للطفل وعدم التسبب بالضرر.

• حماية بيانات الموظفين والمستفيدين وعدم مشاركتها إلا وفق الإجراءات والصلاحيات المعتمدة.

• عدم مناقشة الحالات أو مشاركة المعلومات المتعلقة بالمستفيدين خارج الأطر المهنية والقنوات المصرح بها.

• المشاركة في التدريبات الإلزامية المتعلقة بالحماية والصون وPSEAH ومدونة السلوك.

• يخضع التعيين للتحقق من المراجع المهنية وإجراءات التدقيق المتعلقة بالحماية والصون، وفق سياسات الجمعية.

آلية التقديم

على الراغبين/ات ممن تنطبق عليهم الشروط تعبئة طلب التوظيف من خلال الرابط الإلكتروني التالي:

رابط التقديم:

https://forms.gle/4VmH1VdHWwL3N1HbA

آخر موعد لاستقبال الطلبات:

يوم الأربعاء 29/7/2026 الساعة 4:00 مساءا

لن يتم النظر في الطلبات الواردة بعد الموعد المحدد، وسيتم التواصل فقط مع المرشحين/ات المدرجين ضمن القائمة القصيرة.

تؤمن جمعية مجموعة غزة للثقافة والتنمية بمبدأ تكافؤ الفرص وعدم التمييز في جميع مراحل التوظيف، وتشجع النساء والأشخاص ذوي الإعاقة ممن تنطبق عليهم شروط الوظيفة على التقدم.